Cuando el sistema dice 40 y en la góndola hay 37, hay que corregir. Esa corrección es un ajuste, y es una operación neutra: solo hace que el número coincida con la realidad.
Lo que no es neutro es por qué faltaban tres. Se vencieron, se rompieron, se los llevó alguien o nunca hubo 40. Son cuatro problemas distintos, con cuatro soluciones distintas, y el ajuste los deja a todos igual de invisibles si no se anota el motivo.
Ajuste es el mecanismo, merma es un motivo
Vale la pena fijar el vocabulario porque se usa mezclado y eso enturbia la conversación.
Ajuste es la operación: cambiar la cantidad registrada. Puede ser para abajo o para arriba, y no dice nada sobre la causa.
Merma es un motivo posible: mercadería que existía y se echó a perder. Siempre es para abajo y siempre es pérdida real de plata.
Un ajuste para arriba nunca es merma —es una corrección de conteo, o mercadería que entró sin registrarse—. Y no toda baja es merma: si contaste mal, no perdiste nada, simplemente el número estaba equivocado.
Los motivos que vale la pena distinguir
No hacen falta veinte categorías. Con seis o siete se cubre casi todo, y cada una lleva a una acción diferente:
| Motivo | Qué pasó | Qué se revisa |
|---|---|---|
| Merma | Se venció o se echó a perder | Rotación, frío, cuánto se compra por vez |
| Daño | Se rompió y no se puede vender | Manipulación, embalaje, dónde está exhibido |
| Regalo | Se entregó sin cobrar, a propósito | Si la política tiene sentido y cuánto cuesta |
| Muestra | Se dio para probar | Si está trayendo ventas o solo saliendo |
| Uso interno | Lo consumió el negocio | Que no se confunda con pérdida |
| Corrección de conteo | El número estaba mal | Cómo se está registrando, no la mercadería |
| Otro | Lo que no encaja | El detalle escrito a mano |
La distinción más importante de la tabla es la última fila real: corrección de conteo no es pérdida. Si el sistema decía 40 y siempre hubo 37, no se perdió nada; se registró mal. Meterla en la bolsa de la merma infla una pérdida que no existió y manda a buscar el problema al lugar equivocado.
El motivo se elige en el momento, o no se elige nunca
La resistencia habitual es de tiempo: quien está atendiendo tiene apuro y elegir un motivo son tres segundos más.
El problema es que esos tres segundos no se pueden recuperar después. Nadie va a reconstruir el martes que viene por qué faltaban tres yogures el jueves pasado. O se anota en el momento, o esa información no existe.
Por eso conviene que el motivo sea obligatorio y que la lista sea corta. Una lista de veinte opciones garantiza que todos elijan la primera; una de siete se lee de un vistazo. Para lo que no encaja está el motivo genérico más una nota escrita, que es mejor que una categoría inventada que nadie más va a usar igual.
Un descuento nunca es merma
Este error aparece seguido y desordena dos reportes a la vez.
Si vendés un producto a mitad de precio porque está por vencer, no hubo merma. La mercadería salió, se cobró menos de lo habitual y eso ya está reflejado donde corresponde: en el total de la venta y en el margen de esa venta. No hay ninguna unidad perdida.
Registrarlo además como merma cuenta la pérdida dos veces: una en el margen, que ya bajó, y otra en el reporte de merma, que ahora muestra unidades que en realidad se vendieron. Y como esas unidades salieron dos veces del stock, el inventario queda corto.
La regla es simple: si el producto salió del local a cambio de plata, es una venta, aunque haya sido a pérdida. La merma es lo que se tira.
En unidades parece poco; en plata, no
Tres yogures por semana suena a nada. Tres yogures por semana durante un año son 156 unidades, y a $1.800 cada uno son $280.000. Ese es el número que hace que alguien haga algo.
Por eso la merma se mira valorizada, no en unidades. Las unidades hacen que la pérdida de un producto caro parezca menor que la de uno barato de alta rotación, que es exactamente al revés de lo que hay que priorizar.
Y se mira agrupada por motivo, no ajuste por ajuste. Un ajuste solo no dice nada; treinta ajustes agrupados dicen si el problema es el frío, el proveedor, la exhibición o cómo se está contando.
Captura pendiente: Reporte de merma y ajustes con motivo, unidades y valor.
Qué hacer con lo que encontrás
La lectura mensual lleva cinco minutos y tiene tres preguntas.
¿Qué motivo concentra la plata? No el que tiene más ajustes: el que tiene más pesos. Suelen ser distintos.
¿Se concentra en algún producto o categoría? Una merma repartida entre cien productos es el costo de operar. Una merma concentrada en tres productos es un problema puntual, y los problemas puntuales se arreglan.
¿Las correcciones de conteo bajan o suben? Si aumentan con el tiempo, el problema no es la mercadería: es que algo se está registrando mal, y ahí conviene mirar cómo se cargan las ventas y las compras antes de seguir contando.
Preguntas frecuentes
¿Un ajuste para arriba puede ser merma? +
No. La merma siempre baja unidades. Un ajuste para arriba es una corrección de conteo o mercadería que entró sin registrarse; en el segundo caso conviene buscar la compra que falta cargar, porque además está faltando su costo.
¿Dónde va la mercadería que consume el personal? +
Como uso interno, no como merma. Es un consumo deliberado del negocio y conviene verlo aparte: si crece, es una decisión a revisar, no una pérdida a lamentar.
¿Cuánta merma es normal? +
Depende mucho del rubro: en frescos es bastante más alta que en envasados. La comparación útil no es contra un promedio de mercado sino contra tus propios meses anteriores, y sobre todo contra el mismo mes del año pasado si el negocio es estacional.
¿Registro la merma cuando la descubro o cuando pasó? +
Cuando la descubrís, que es cuando podés hacerlo con precisión. Lo importante es que no se acumule: una merma registrada tres semanas después ya no permite averiguar qué la causó.