Mientras vendés todo de mostrador, un solo número de stock alcanza. Lo que está en la góndola es lo que podés vender, y no hay más discusión.
El día que aceptás el primer pedido para entregar la semana que viene, ese número se parte en dos, y si el sistema no lo parte, lo va a partir la realidad: alguien va a vender la mercadería que ya estaba prometida.
Los tres números y quién mira cada uno
Físico. Las unidades que están en la ubicación, contables con la mano. Es el número del inventario, el que se compara contra el conteo y el que explican los movimientos: lo que entró por compras y lo que salió por ventas, ajustes o transferencias.
Reservado. Las unidades que siguen ahí pero ya tienen dueño, porque un pedido confirmado las comprometió. Físicamente no se movieron; comercialmente, ya no son tuyas para vender.
Disponible. La resta:
disponible = físico − reservado
Es lo que todavía podés prometerle a alguien. Es el número que tiene que ver quien está atendiendo, porque es la única pregunta que le importa: ¿puedo venderle esto a este cliente ahora?
Reservar no es un movimiento de stock
Acá hay una decisión de diseño que vale la pena entender, porque explica por qué el historial sigue siendo confiable.
Cuando reservás seis sillas, la mercadería no se mueve. Sigue en el mismo estante, en la misma ubicación, con el mismo costo. Nada salió del depósito. Por eso una reserva no escribe un movimiento de stock: escribir uno sería mentir sobre un hecho físico que no ocurrió.
Esto importa más de lo que parece. El historial de movimientos es de donde salen el costo de lo vendido, el valor del inventario y cualquier reconstrucción de lo que pasó. Si se llenara de reservas —que después se liberan, se modifican, se vencen— dejaría de ser un registro de hechos y pasaría a ser un registro de intenciones. Las dos cosas son útiles, pero mezcladas no sirven para nada.
La secuencia completa, paso por paso
Un pedido que se entrega después atraviesa cuatro momentos, y en cada uno se mueve un número distinto:
| Momento | Físico | Reservado | Disponible |
|---|---|---|---|
| Pedido en borrador | — | — | — |
| Pedido confirmado | — | +6 | −6 |
| Entrega | −6 | −6 | — |
| Cancelación antes de entregar | — | −6 | +6 |
El borrador no toca nada, y eso es deliberado: mientras el cliente está decidiendo, su indecisión no debería bloquearle mercadería a nadie. El compromiso empieza al confirmar.
La entrega es el único momento en que la mercadería se va de verdad. Ahí sí se escribe un movimiento, con su fecha, su cantidad y el costo que la mercadería tenía en ese momento.
Qué mirar cuando hacés inventario
Al contar mercadería, el número contra el que comparás es el físico, sin excepción. Las seis sillas reservadas están en el depósito y tienen que aparecer en el conteo.
Es un error frecuente y caro: alguien cuenta 6, ve “0 disponible” en la pantalla y carga un ajuste de +6. Ahora hay doce sillas en el sistema y seis en el mundo. El ajuste, además, entró al historial como si mercadería nueva hubiera aparecido, con su costo y todo.
La regla corta: para contar, físico; para vender, disponible.
Las reservas viejas congelan mercadería
Una reserva es una promesa, y las promesas caducan. Un pedido que el cliente nunca vino a buscar mantiene mercadería fuera de circulación indefinidamente: está en el depósito, no se puede vender, y nadie se da cuenta porque el disponible bajó hace tres meses.
Conviene revisar los pedidos confirmados sin entregar una vez por mes, con dos preguntas: ¿este cliente todavía lo quiere? ¿pasó tanto tiempo que ya no cuenta? Cancelar el pedido libera la reserva y la mercadería vuelve al disponible.
El síntoma típico es una queja que no cierra: “tenemos stock pero el sistema no me deja vender”. Casi siempre es una reserva vieja, no un error del sistema.
Cuando el disponible da negativo
Puede pasar, y no siempre es un error. Si tenés 4 unidades y comprometiste 6, el disponible es −2. El sistema no lo esconde ni lo redondea a cero, porque el −2 es exactamente el problema que hay que resolver: hay dos unidades prometidas que no existen.
Las causas habituales son tres: una compra que no llegó, mercadería que se rompió y se ajustó después de comprometerla, o dos pedidos confirmados sin mirar el disponible. Las tres se arreglan distinto, pero ninguna se arregla si el número aparece como cero.
Preguntas frecuentes
¿Un pedido en borrador reserva mercadería? +
No. Mientras el pedido está en borrador no toca ningún número: no reserva, no descuenta y no cuenta como venta. La reserva empieza cuando lo confirmás, que es cuando el cliente se comprometió de verdad.
¿Por qué la caja no me deja ver el físico? +
Porque el físico contesta una pregunta que en el mostrador no sirve. Quien está atendiendo necesita saber qué puede prometer, y prometer mercadería reservada es exactamente el error que hay que evitar. El físico está en el detalle del producto y en el inventario.
¿Qué pasa si cancelo un pedido ya entregado? +
Ahí no hay reserva que liberar, porque ya se consumió al entregar. Lo que vuelve es el stock físico, con un movimiento de cancelación valorizado al costo que tenía cuando salió.
¿La reserva es por sucursal? +
Sí. Se reserva en la ubicación desde la que se va a entregar, así que reservar en el depósito no afecta el disponible del local. Cada ubicación tiene sus tres números.