Cuando la mercadería se va del local en un flete, alguien tiene que poder demostrar qué salió. No dentro de un mes, cuando aparezca la discusión: en el momento, en el domicilio del cliente, con el repartidor esperando.
Ese papel es el remito, y sirve para dos cosas distintas que conviene no mezclar: una comercial, entre vos y tu cliente, y una fiscal, entre vos y el Estado. La primera la resolvés vos. La segunda no.
Qué tiene que decir, sí o sí
Un remito que no permite reconstruir la entrega no sirve para nada. Los datos mínimos son seis:
Un número. Correlativo y único. Sin número, el remito no se puede referenciar y “el remito de la semana pasada” no identifica nada.
Fecha de emisión. El día en que la mercadería salió, no el día en que se armó el pedido.
Quién lo emite. Tu negocio, con la sucursal desde la que salió la mercadería.
Quién lo recibe. Nombre y domicilio de entrega. El domicilio importa: es donde efectivamente se descargó, que no siempre es el domicilio del cliente.
El detalle, unidad por unidad. Acá es donde se juegan las discusiones. “Placard 2 puertas” no es un detalle; “2 módulos laterales, 1 módulo central, 2 puertas, 1 caja de herrajes” sí lo es. Cada línea con su cantidad.
Qué es este documento. La leyenda que dice que se trata de un documento interno de traslado y que no reemplaza al remito fiscal.
El detalle tiene que quedar congelado
Un remito emitido en marzo tiene que decir en septiembre exactamente lo mismo que decía en marzo. Suena obvio y es la parte que más sistemas rompen.
Si el documento se arma leyendo los datos actuales cada vez que se abre, cambia solo. El cliente se muda y el remito viejo muestra el domicilio nuevo. Cambia el nombre de un producto y el remito de marzo lo llama distinto que el papel que firmó el cliente. Ahí el documento dejó de probar nada, porque no coincide con la copia impresa.
Por eso el remito se congela al emitirlo: guarda una copia de lo que decía en ese momento y no se recalcula nunca. Si algo salió mal, se anula y se emite otro, y las dos cosas quedan registradas. Corregir en el lugar destruiría la única propiedad que hace útil al documento.
Captura pendiente: Detalle de remito interno: número, destinatario, líneas y fecha de emisión.
La numeración se rompe cuando hay dos sucursales
Con un solo local, un contador correlativo alcanza. Con dos, un contador único genera un problema práctico: los números se intercalan según qué local emitió antes, y buscar “el remito 0134” no te dice de dónde salió la mercadería.
La solución habitual es numerar por sucursal, con un prefijo que la identifique: R-002-0134 es el remito 134 de la sucursal 2. Dos locales pueden despachar el mismo día sin pisarse, y el número solo ya ubica el origen.
Sea cual sea el formato que elijas, la regla es que sea correlativo dentro de su serie y que no se reutilice. Un número repetido convierte el archivo en un problema en vez de una respuesta.
Captura pendiente: Lista de remitos con numeración correlativa por sucursal y estado.
Lo que un remito interno no hace
Acá está la parte que conviene decir sin vueltas, porque el malentendido es caro.
Un remito interno es un documento comercial entre vos y tu cliente. Deja constancia de una entrega, sirve para resolver reclamos y ordena tu propia operación. Eso es todo lo que hace, y es bastante.
No tiene validez fiscal. No lo autoriza ARCA, no lleva CAE, y no es un comprobante en el sentido en que lo entiende la normativa.
No cubre las exigencias de traslado de mercadería. Las reglas sobre qué documento debe acompañar la mercadería en tránsito son regulatorias, cambian por jurisdicción y por tipo de operación, y no hay una respuesta general que sirva para todos.
No reemplaza a la factura. Son documentos distintos con funciones distintas; el remito dice qué se entregó, la factura dice qué se cobra.
Decir qué no es también es información
Hay una tentación entendible de dejar la leyenda afuera, porque “documento no fiscal” suena a que el papel vale menos. Es al revés.
Un remito interno claramente identificado como tal hace bien su trabajo: el cliente sabe qué recibió, vos sabés qué entregaste, y nadie asume una cobertura que no existe. Un remito ambiguo, en cambio, le hace creer a alguien que está cubierto cuando no lo está, y ese alguien se entera en el peor momento posible.
La leyenda va impresa, en el documento, donde se lea. No en una nota al pie de la pantalla que emite el PDF.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el remito interno para trasladar mercadería? +
Como constancia comercial de la entrega, sí. Como documento que cumple las exigencias fiscales de traslado, no: eso depende de la normativa de tu jurisdicción y lo tiene que definir tu contador.
¿Tengo que emitir un remito por cada entrega? +
No es obligatorio para vos, pero conviene cuando la mercadería sale del local y la recibe otra persona. Si entregás en el mostrador contra el ticket, el remito agrega poco.
¿Qué hago si me equivoqué en un remito ya emitido? +
Anularlo y emitir uno nuevo. Editar el original destruiría lo único que lo hace útil: que dice lo mismo que la copia que firmó el cliente. La anulación queda registrada.
¿El remito lleva precios? +
Puede llevarlos o no. Muchos negocios los omiten porque el papel viaja con el flete. Lo que no puede faltar es el detalle de qué salió y en qué cantidad.
¿Onion emite remitos fiscales? +
Hoy no. Onion emite un documento interno de traslado, numerado y congelado, con esa leyenda impresa. La emisión de comprobantes fiscales no está disponible.