En un negocio que entrega en el momento, la venta es un instante. En una mueblería, una tienda de placares o un taller, la venta es un proceso que dura semanas: el cliente elige, adelanta plata, espera, recibe una parte, espera otra vez y termina de pagar.
Ese proceso se lleva mal con un cuaderno, y peor con la memoria. No porque sea complicado, sino porque tiene demasiados estados intermedios y cada uno se olvida distinto.
Los cuatro datos que sostienen un pedido
Cuando el cliente se compromete, hay cuatro cosas que tienen que quedar escritas. Ninguna es opcional y las cuatro se olvidan.
Qué le prometiste. Los productos y las cantidades exactas, con el precio acordado ese día. Si el precio sube antes de entregar, el que vale es el del pedido.
Para cuándo. Una fecha, aunque sea aproximada. Sin fecha no hay forma de saber qué está atrasado, y “avisame cuando esté” se convierte en tres llamados semanales.
Cuánto adelantó. El monto, la fecha y el medio de pago. Los tres, no solo el monto: cuando hay una discusión, la fecha y el medio son lo que la cierra.
Quién es. Nombre, teléfono y, si hay que entregar, el domicilio. Parece obvio hasta el día que hay que llamar al cliente y el único dato es “el señor de las sillas”.
Confirmar es lo que reserva la mercadería
Mientras el pedido está en borrador, no pasa nada: no reserva, no descuenta, no cuenta como venta. Es la etapa de armarlo y corregirlo mientras el cliente decide.
Al confirmar, tres cosas ocurren juntas. La venta empieza a existir con su fecha prometida. La mercadería queda reservada, así que deja de aparecer disponible en el mostrador y nadie la vende dos veces. Y el pedido pasa a tener un saldo, que la seña reduce.
Ese es el momento correcto para confirmar: cuando el cliente adelanta plata. Antes es prematuro y bloquea mercadería por una consulta; después es tarde y ya hay algo comprometido sin registrar.
Captura pendiente: Detalle de pedido con cliente, fecha prometida, seña cobrada y saldo pendiente.
La seña es un cobro, con todo lo que eso implica
Registrarla como cobro y no como una nota tiene consecuencias prácticas.
Entra a la caja del día en que la recibiste, con su medio de pago. Si el cliente adelanta $200.000 en efectivo un martes, esos $200.000 tienen que estar en el arqueo del martes. Si están anotados en el cuaderno pero no en la caja, el cierre del martes va a dar de más y nadie va a saber por qué.
Reduce el saldo automáticamente. No hay que llevar la resta aparte: el pedido muestra cuánto se cobró y cuánto falta, y va cambiando a medida que entran pagos.
Y queda demostrable. Con fecha, monto y medio de pago, la conversación sobre cuánto adelantó el cliente deja de existir.
Entregar en partes sin perder la cuenta
Un pedido de doce sillas puede salir en dos tandas de seis. Cada entrega es un hecho propio y descuenta solo lo que efectivamente sale.
Al registrar la primera entrega, seis unidades dejan de estar reservadas y salen del stock físico, con su movimiento y su fecha. El pedido queda como parcialmente entregado: seis entregadas, seis pendientes. La segunda entrega lo completa.
Esto importa por una razón concreta: en cualquier momento, la pregunta “¿qué le debo a este cliente?” tiene una respuesta que no depende de que alguien se acuerde. Y cuando el cliente llama diciendo que le faltan dos sillas, la respuesta está en el pedido con la fecha en que salieron y quién las llevó.
Captura pendiente: Preparación de entrega: líneas del pedido con cantidad entregada y pendiente.
El saldo se cobra cuando se cobra, no cuando se entrega
Entregar y cobrar el saldo suelen pasar juntos, pero son dos hechos distintos y conviene registrarlos como tales.
Si entregás y el cliente paga en el momento, se registran los dos. Si entregás y el cliente paga la semana que viene, se registra la entrega y el saldo queda pendiente, visible en la lista de cobros por resolver hasta que entre la plata.
La tentación de dar por cobrado al entregar es fuerte, porque casi siempre se cobra. El costo de ceder es que la lista de pendientes deja de ser confiable, y entonces deja de mirarse.
Qué hacer cuando el pedido se cae
A veces el cliente se arrepiente, desaparece o el trabajo no se puede hacer. Hay dos situaciones y se resuelven distinto.
Si no se entregó nada, se cancela el pedido. La reserva se libera y la mercadería vuelve al disponible. La seña recibida es una decisión comercial: si la devolvés, se registra como un reintegro; si queda para el negocio, tiene que quedar registrado también, porque es plata que entró y no corresponde a mercadería entregada.
Si ya se entregó una parte, la venta existió de verdad por esa parte. Lo que se cancela es lo que falta: se libera la reserva del resto y el pedido queda cerrado con lo que efectivamente salió. La mercadería entregada solo vuelve si el cliente la devuelve, y eso es una devolución, no una cancelación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tomar una seña sin cargar al cliente? +
Podés, y a veces tiene sentido. Pero si vas a entregar a domicilio o el plazo es largo, cargar el cliente te ahorra el problema de tener una seña sin saber de quién es. El nombre y el teléfono son el mínimo.
¿Qué pasa si el precio sube antes de entregar? +
El pedido guarda el precio acordado al confirmarlo, así que el aumento no lo toca. Es lo que corresponde comercialmente y además es lo que hace que el saldo pendiente sea un número estable.
¿La seña cuenta como venta del mes en que la cobré? +
No. La venta cuenta cuando se confirma el pedido, con su fecha. La seña es un cobro y cuenta en la caja del día en que entró. Son dos fechas distintas y cada una responde una pregunta distinta.
¿Cuántas veces puedo cobrar sobre el mismo pedido? +
Las que hagan falta. Cada cobro queda con su monto, su fecha y su medio de pago, y el saldo se recalcula solo. Una seña, dos pagos intermedios y un saldo final es una secuencia perfectamente normal.
¿Necesito activar algún módulo para esto? +
Pedidos, y si vas a entregar en partes, también Entregas. Clientes es opcional: un pedido puede existir sin cliente cargado, aunque para plazos largos conviene tenerlo.