El stock mínimo tiene mala fama porque suena a logística de depósito grande. En un negocio de barrio es una de las pocas cosas que se cargan una vez y siguen trabajando solas para siempre: el sistema deja de esperar que te acuerdes y te avisa cuando algo está por faltar.
La cuenta lleva menos de un minuto por producto. Lo difícil no es calcularla, es elegir bien de qué productos vale la pena hacerlo, y ese es el tema que se lleva la mitad de esta guía.
El mínimo marca cuándo comprar, no cuánto tener
Es un umbral de alarma, no un objetivo de góndola. Cuando un producto cae por debajo de ese número, llegó el momento de pedir. No es “la cantidad ideal que quiero tener” ni un valor único para todo el catálogo.
La pregunta que responde es concreta: ¿cuánta mercadería necesito todavía tener para poder vender tranquilo mientras espero la reposición? Si el proveedor tarda una semana y en una semana vendés 24, el mínimo tiene que estar arriba de 24. Con menos, el faltante es cuestión de días y el aviso te lo va a dar un cliente.
La cuenta usa tres números que ya tenés
Stock mínimo = venta semanal × semanas que tarda el proveedor + 25% de colchón
Los tres salen de tu operación, no de una tabla teórica. La venta semanal la sabe el sistema, y si todavía no lo tenés cargado, contar una semana normal alcanza. La demora del proveedor es el tiempo entre el pedido y la entrega, medido en la realidad y no en lo que promete. El colchón cubre los picos: 25% es un punto de partida sano, y conviene subirlo en productos con demanda nerviosa.
Con la gaseosa de Damián: vende 24 por semana, el proveedor entrega a la semana de pedir.
24 × 1 = 24, más 25% = 30 unidades.
Cuando el stock toca 30, pide. Para cuando llega el camión vendió unas 24 y todavía le quedan unas 6 de margen si la semana vino movida. Es un mínimo que funciona, y por eso nunca se queda sin gaseosa.
La demora del proveedor pesa más que la venta
Acá aparece la parte que casi nadie calcula bien. Tres productos del kiosco de Damián, con la misma cuenta:
| Producto | Venta semanal | Demora del proveedor | Mínimo |
|---|---|---|---|
| Gaseosa 500 ml | 24 | 1 semana | 30 |
| Yerba 1 kg | 8 | 2 semanas | 20 |
| Encendedor | 3 | 1 semana | 4 |
La yerba vende un tercio que la gaseosa y necesita un mínimo que es dos tercios del suyo. Por eso a Damián le faltaba: tenía la intuición correcta sobre la venta y ninguna intuición sobre la demora. Mientras el mínimo estuvo en 10, cada vez que pedía ya estaba llegando tarde.
La conclusión práctica es incómoda para quien quiere una solución rápida: no existe un mínimo general que puedas copiar a todo el catálogo. Un mismo número produce sobrestock en los productos de proveedor rápido y faltantes en los de proveedor lento, las dos cosas a la vez.
Cuánto pedir es otra cuenta
El mínimo dispara la compra y ahí termina su trabajo. La cantidad a pedir depende de cada cuánto querés volver a pedirle a ese proveedor.
La regla que funciona en negocios chicos: pedí lo que vas a vender hasta la próxima entrega, más lo que necesitás para volver a quedar arriba del mínimo. Si a la gaseosa le pedís todas las semanas y vende 24, un pedido de 24 a 30 unidades te deja siempre en zona cómoda. Si al proveedor de almacén le pedís cada dos semanas y la yerba vende 8, el pedido va por 16 a 20.
Pedir mucho más que eso solo tiene sentido cuando hay una razón concreta, y hay tres buenas: un descuento por volumen que compense la plata quieta, un aumento anunciado, o un producto de temporada que va a estallar. Fuera de esos casos, el pedido grande es plata dormida en un estante.
Veinte productos alcanzan para que las alertas sirvan
Este es el error que arruina más implementaciones. Alguien decide hacer las cosas bien, carga un mínimo en los 400 productos del catálogo, y a la semana la lista de alertas de la mañana trae 80 renglones. Nadie lee 80 renglones todos los días. A los tres días la lista se ignora, y el sistema queda con la configuración perfecta y sin uso.
Una lista de alertas útil trae entre 5 y 15 productos. Eso se logra al revés de lo que parece: cargando mínimos en pocos productos, los que realmente importan.
- Tus 20 a 30 de mayor rotación. La cuenta completa, producto por producto. Media hora de trabajo.
- Los que te hacen perder venta cuando faltan. No siempre son los mismos: el pan puede vender menos que las galletitas y su faltante duele el doble, porque el cliente que viene por pan compra otras cinco cosas.
- El resto del catálogo, con un mínimo genérico bajo (1 o 2 unidades) que al menos te avise el cero, o directamente sin mínimo.
Si la lista de la mañana empieza a crecer y se vuelve ruido, la solución no es mirar más fuerte, es sacar productos de la lista.
Un mínimo fijo envejece
El mínimo de la cerveza en marzo no sirve en diciembre, y el del repelente no sirve fuera del verano. Una alerta calculada sobre la demanda del semestre pasado falla en las dos direcciones: avisa tarde en temporada alta y te hace sobrecomprar en la baja.
No hace falta un proceso: alcanza con revisar los mínimos de los productos afectados cuando cambia la temporada, y hacerlo con la venta de las últimas semanas en la mano, no con la del año pasado. Cuatro momentos por año suelen alcanzar: el calor, el frío, el inicio de clases y las fiestas. Son cuatro revisiones de quince minutos.
Cuándo conviene también un máximo
Para la mayoría del catálogo, el mínimo bien puesto resuelve el problema. El tope tiene sentido en dos casos, y son casos donde el error sale caro.
El primero son los perecederos. Un mínimo alto en yogur no protege nada si el producto vence antes de venderse, así que el tope evita comprar de más aprovechando una oferta que después se tira a la basura.
El segundo son los productos caros de rotación lenta. Ahí el problema no es el vencimiento, es la plata quieta: tres unidades de más en un producto de precio alto es capital que podría estar en mercadería que gira.
Preguntas frecuentes
¿Stock mínimo y punto de pedido son lo mismo? +
En la práctica de un negocio chico, sí: el umbral que dispara la compra. La teoría de logística los distingue y agrega variables de variabilidad de la demanda, pero para un kiosco o una despensa la versión simple alcanza y sobra.
¿De dónde saco la venta semanal si recién empiezo? +
Contá una semana normal, evitando una semana atípica como la de fiestas. Con cuatro semanas de ventas registradas el sistema ya te da un promedio más confiable, y ahí conviene recalcular los mínimos que cargaste al principio.
¿Qué pasa si el proveedor es impredecible? +
Calculá con su peor demora habitual. Y si la impredecibilidad es grande en un producto importante, vale buscar un segundo proveedor para ese producto: es la única solución real, el mínimo solo compensa.
¿Sirve para productos fraccionados o por peso? +
Sí, con la unidad en la que lo manejás. Si la yerba suelta se vende por kilo, el mínimo va en kilos. Lo importante es que la unidad del mínimo sea la misma que la unidad de venta, o el número no significa nada.